Potreba stretávania a kongresový cestovný ruch
Každý človek už od narodenia prirodzene vyhľadáva príležitosti na stretávanie sa, spoločné rozhovory, riešenie problémov a zdieľanie nových poznatkov. Miest, kde je možné tieto potreby naplniť, je mnoho, no mimoriadne významnou oblasťou je kongresový cestovný ruch. Ide o dynamicky sa rozvíjajúcu formu cestovného ruchu a vzdelávania, ktorá zahŕňa cestovanie a pobyt na vybraných kongresových miestach za účelom výmeny vedeckých a odborných skúseností. Pre viac informácií o marketingu v cestovnom ruchu si môžete prečítať náš podrobný článok na stránke Marketing cestovného ruchu.
Konferencia ako forma kongresového podujatia
Medzi rôznymi typmi kongresových podujatí zohrávajú konferencie nezastupiteľnú úlohu. V súčasnosti ich organizujú nielen profesionálne agentúry, ale aj firmy z rôznych oblastí. My sme sa rozhodli zorganizovať konferenciu zameranú na vidiecky cestovný ruch v regióne Hornej Oravy, ktorá predstavuje jedinečnú príležitosť na prezentáciu lokálnych prírodných krás a kultúrneho dedičstva.
Kultúra a región Horná Orava
Okrem prírodných krás je kultúra jedným z hlavných pokladov severného regiónu Oravy. Od začiatku roka sa tu koná množstvo kultúrnych podujatí vo všetkých častiach regiónu, pričom účastníci a návštevníci pokrývajú široký vekový rozsah. Tento záujem svedčí o silnej spätosti obyvateľov s kultúrnym životom.
Rozmanitosť kultúrnych aktivít
Kultúrne podujatia v regióne zahŕňajú literatúru, výtvarné umenie, šport, dejiny a modernú hudbu, čím sa vytvára pestrá paleta, ktorá zviditeľňuje Oravu ako jedinečný región. Kultúra spája geografické územia do homogénnych celkov, ktoré sa stávajú rozpoznateľnými regiónmi s vlastným charakterom.
Význam kultúrnych podujatí pre cestovný ruch
Cestovný ruch predstavuje rozvojovú perspektívu pre Oravu, pričom zmena vnímania regiónu zo strany domácich i návštevníkov je nevyhnutná. Kultúrne podujatia sú integrálnou súčasťou komplexného produktu cestovného ruchu, ktorý môže výrazne ovplyvniť návštevnosť a atraktivitu regiónu. Okrem prírodných faktorov by mali byť kultúrne prvky pevnou súčasťou ponuky Oravy.
Program a sprievodné aktivity
Pre účastníkov konferencie sme pripravili bohatý program vrátane fakultatívnych výletov do okolia, ktoré ponúkajú možnosť objavovania prírodných a kultúrnych zaujímavostí. Nezabudli sme ani na sprevádzajúcich hostí a pre nich sme vytvorili špeciálne balíky služieb, ktoré zaručujú príjemný pobyt.
Realizácia konferencie o vidieckom cestovnom ruchu na Hornej Orave
Orava, strategicky umiestnený historický región na severe Slovenska, má obrovský potenciál zviditeľniť sa doma i v zahraničí. Je nevyhnutné prezentovať krásy, pamiatky, zvyky a tradície tohto malebného kraja, pretože mnoho Slovákov si ani neuvedomuje jeho jedinečné kvality.
Spolupráca s hotelovým manažmentom
V rámci príprav sme nadviazali spoluprácu s manažérom hotela, s ktorým sme dôkladne konzultovali možnosti organizácie podujatia. Dohodli sme sa na termíne konania konferencie od 11. do 13. apríla 2011. Vybrali sme príjemné prostredie, ktoré je späté s históriou a zachovanými zvykmi Oravy.
Ciele konferencie
Hlavným cieľom podujatia je prezentovať súčasný stav kultúrnych akcií, tradícií a zvykov na Orave a zdôrazniť ich dôležitosť pre rozvoj cestovného ruchu. Chceme priblížiť región Hornej Oravy v jeho kultúrnej pestrosti a tým podporiť jeho atrakciu pre domácich aj zahraničných návštevníkov.
Organizačné zabezpečenie konferencie
Ubytovacie kapacity a štandard
Pre takmer 50 účastníkov sme zabezpečili ubytovanie v hoteli, ktorý ponúka apartmány a izby s kapacitou od jedno- až po trojlôžkové varianty, podľa individuálnych preferencií hostí. Ubytovanie spĺňa vysoký štandard komfortu so zariadeniami ako chladnička, satelitná TV, DVD prehrávač, telefón, internetové pripojenie, klimatizácia, minibar, wellness centrum či fitness zariadenia. K dispozícii je tiež strážené parkovisko a nonstop zákaznícka podpora.
Stravovacie služby
Hotelová reštaurácia ponúka široký sortiment jedál, vrátane tradičných domáckych špecialít, ktoré spájajú chuťové zážitky s prezentáciou miestnej kuchyne. Pre účastníkov konferencie bol zostavený špeciálny jedálny lístok prispôsobený tematike podujatia (viď príloha č. 1).
Sprievodcovské služby na výlety
Sprievodcovské služby sme zabezpečili pre fakultatívne zájazdy. Naši sprievodcovia sú profesionáli, ktorí poskytujú účastníkom detailné a odborné informácie o miestnych atrakciách a životnom štýle regiónu v kontexte jeho histórie.
Možnosti využitia voľného času
Počas prestávok a voľných chvíľ si môžu účastníci užiť rôzne hotelové služby, ako sú wellness a fitness centrum, masáže, muzikoterapia či rôzne sauny (fínska, suchá, parná). Pre aktívnych je k dispozícii plavecký bazén s dĺžkou 20 metrov, bowling, biliard, šípky, tenisové a volejbalové ihriská, ako aj možnosť cykloturistiky v okolí. Pripravený je aj krytý priestor na grilovanie pri rieke Orava.
Špeciálne aktivity pre športových nadšencov
Milovníci horolezectva môžu využiť možnosti lezenia v Roháčoch pod dohľadom skúseného inštruktora. Menej skúsení si môžu vyskúšať lezeckú stenu vzdialenú iba 1 km od hotela. Tento doplnkový program sme pripravili tak, aby vyhovoval rôznym záujmom aj vekovým skupinám.
Materiálne zabezpečenie konferencie
Priestorové vybavenie
- Na realizáciu konferencie nám hotel poskytol rokovaciu miestnosť s kapacitou 60 osôb. Usporiadanie stolov a stoličiek bolo riešené podľa schémy triedy (schol arrangement), ktorá umožňuje komfortný zážitok z prezentácií, pohodlné sledovanie diania na pódiu a zapisovanie poznámok (viď príloha č. 2).
- Pre neformálne rozhovory a networking je k dispozícii salónik.
- Relax centrum spolu so športoviskami vrátane tenisových kurtov a ihrísk na volejbal, futbal či basketbal.
- Strážené parkovisko zabezpečuje bezpečné uloženie vozidiel účastníkov.
- Sociálne zázemie zahŕňa reštauráciu, kaviareň, bar a šatňu.
Technické vybavenie pre hladký priebeh podujatia
Rokovacia miestnosť je vybavená kvalitným osvetlením, ozvučením a klimatizáciou. K technickému vybaveniu patria:
- prezentačná technika (projektor, projekčné plátno, notebook, mikrofóny, reproduktory, zosilňovače zvuku, magnetické a plastové tabule)
- kancelárska technika (kopírovací stroj, skener, rezačky papiera)
- zabezpečenie dopravy autobusom na fakultatívne výlety
- poskytnutie bicyklov na cykloturistiku
- výstroj a pomôcky na horolezectvo a lezeckú stenu
Organizačné pomôcky a dokumentácia
Podujatie sme vybavili všetkými potrebnými propagačnými a organizačnými materiálmi:
- pozvánky
- návratky
- program podujatia
- prezenčná listina
- zoznam účastníkov
- mapy cieľového miesta
- prospekty
- perá, notesy a zapisovacie bloky
- malé suveníry pre účastníkov ako pamiatka na konferenciu
Personálne zabezpečenie konferencie
Za úspešný a bezproblémový priebeh konferencie nesú zodpovednosť organizátorky podujatia. Našou úlohou je zabezpečiť, aby sa účastníci cítili pohodlne a dostali všetky potrebné informácie bez zbytočných komplikácií.
Úlohy organizátoriek
Okrem organizačných činností budeme pódiové hostesky poskytujúce návštevníkom všetky potrebné informácie a inštrukcie, aby nedochádzalo k dezorientácii a narušeniu plynulosti podujatia. Zodpovedáme za zabezpečenie rokovacích priestorov, úpravu interiérov, technické vybavenie, prípravu podkladov a koordináciu všetkého personálu.
Zapojený personál a účinkujúci
- Obslužný personál – servírky a kuchári odetí v tradičných hornooravských krojoch, čím zdôrazníme regionálnu kultúru podujatia
- Profesionálni sprievodcovia
- Odborný skalolezec zabezpečujúci bezpečnosť pri horolezeckých aktivitách
- Folklórne súbory, ktoré predstavia tradičnú kultúru:
- ORAVAN, Nižná
- OSĽÁRIK, Oravský Biely Potok
- JUCHA, Habovka
- SOVA, Zuberec
- Ženská spevácka skupina, Oravský Biely Potok
- Country, Zuberec
Účastníci sa môžu s akýmikoľvek požiadavkami alebo problémami obrátiť na organizátorky, ktoré sú pripravené promptne riešiť všetky vzniknuté situácie.
Ekonomické zabezpečenie a rozpočet konferencie
Vypracovanie detailnej cenovej kalkulácie bolo jedným z náročnejších organizačných bodov. Naším cieľom bolo optimalizovať náklady tak, aby sme poskytli vysoký štandard služieb a komfort pre všetkých účastníkov.
Podrobný rozpočet organizácie
- Prenájom priestorov a technického vybavenia
- Kapitola na honoráre pre prednášateľov a sprievodný program
- Náklady na stravovanie a ubytovanie účastníkov
- Výdavky na propagačné materiály a marketingové aktivity
- Rezerva na nepredvídateľné výdaje a logistiku
Dôkladná finančná kontrola počas príprav a priebehu podujatia zabezpečila, že všetky výdavky boli v súlade s plánovaným rozpočtom, čo umožnilo efektívne hospodárenie bez zbytočných prebytočných nákladov.
Záverom možno povedať, že úspešná organizácia kongresového podujatia závisí od dôkladného plánovania, precíznej koordinácie a schopnosti riešiť vzniknuté situácie promptne a flexibilne. Kombinácia kvalitných služieb, technického zázemia, personálneho zabezpečenia a bohatého sprievodného programu vytvorila príjemné prostredie pre všetkých zúčastnených a posilnila pozitívnu reputáciu našej organizácie.
Veríme, že tento návod poslúži ako užitočný pomocník pre každého, kto sa rozhodne usporiadať vlastné kongresové podujatie, a prispeje k jeho hladkému a úspešnému priebehu.
