Postup pri realizácii kongresového podujatia
Význam stretávania a kongresového cestovného ruchu
Každý človek má od narodenia potrebu stretávať sa, komunikovať, riešiť problémy a vymieňať si nové informácie. Práve preto vyhľadávame vhodné miesta, ktoré umožňujú takéto sociálne a profesijné interakcie.
Jednou z dynamicky sa rozvíjajúcich oblastí cestovného ruchu je kongresový cestovný ruch, ktorý zahŕňa aktivity spojené s cestovaním a pobytom v kongresových lokalitách za účelom výmeny vedeckých a odborných poznatkov. Kongresový cestovný ruch predstavuje významný sektor, ktorý podporuje regionálny rozvoj a vzdelávanie.
Medzi najčastejšie formy týchto podujatí patrí konferencia – profesionálne organizované stretnutie, ktoré kombinuje vzdelávanie a networking. Naša organizácia sa rozhodla zrealizovať konferenciu zameranú na vidiecky cestovný ruch Hornej Oravy, región, ktorý okrem prírodných krás ponúka aj bohaté kultúrne dedičstvo.
Kultúra a cestovný ruch na Orave
Kultúra je jedným z hlavných prvkov, ktoré spájajú geografické územia do autentických regiónov, čím vytvárajú ich jedinečný charakter a odlišujú ich od iných oblastí. Orava je príkladom regiónu, ktorý svojou rozmanitosťou kultúrnych podujatí oslovuje široké vrstvy obyvateľstva všetkých vekových kategórií.
Od začiatku roka sa tu koná množstvo podujatí, medzi ktorými nájdeme literárne večery, výtvarné výstavy, športové aktivity, hudobné festivaly aj premietania s historickými tématickými okruhmi. Táto rôznorodosť ilustruje živý kultúrny život regiónu a jeho dôležitosť pri rozvoji cestovného ruchu.
V konečnom dôsledku kvalitne pripravené a propagované kultúrne podujatie predstavuje významný doplnok komplexného produktu cestovného ruchu, a tým aj zdroj rastúceho turistického záujmu o Oravu.
1. Realizácia konferencie vidieckeho cestovného ruchu Hornej Oravy
Atraktívny historický región Oravy na severe Slovenska je potrebné nielen prezentovať doma, ale najmä zvýrazniť pred zahraničnými návštevníkmi. Je nevyhnutné ukázať jeho prírodné krásy, pamiatky i tradičné zvyky a kultúrne bohatstvo.
S podporou manažéra hotela, ktorý bol iniciátorom myšlienky, sme naplánovali konferenciu na 11. – 13. apríl 2011 v historicky jedinečnom prostredí, ktoré zdôrazňuje lokálne tradície.
Cieľom podujatia je prezentovať súčasný stav kultúrnych aktivít, zvykov a tradícií Oravy a ich význam pre cestovný ruch. Hlavným náplňou je predstavenie regionálnej kultúry Hornej Oravy aktívnym i potenciálnym návštevníkom.
1.1 Organizačné zabezpečenie konferencie
1.1.1 Ubytovanie účastníkov
Ubytovanie je zabezpečené v hoteli, ktorý ponúka izbové kapacity v podobe apartmánov a jedno-, dvoj- aj trojlôžkových izieb podľa preferencií účastníkov. Kapacita ubytovania pokrýva približne 50 osôb.
Izby disponujú vysokým štandardom vrátane chladničky, televízora so satelitným príjmom a DVD prehrávačom, telefónu, internetového pripojenia, centrálneho osvetlenia, klimatizácie, minibaru a nonstop zákazníckou linkou. K dispozícii je aj strážené parkovisko, wellness a fitness centrum.
1.1.2 Stravovacie služby
Hotelová reštaurácia poskytuje široký sortiment jedál a nápojov, s dôrazom na tradičné domáce špeciality a rôzne svetové kuchyne. Pre účastníkov konferencie bol vytvorený špeciálny jedálny lístok, ktorý je súčasťou prílohy č. 1.
1.1.3 Sprievodcovské služby
Profesionálni sprievodcovia sú zabezpečení predovšetkým na fakultatívne výlety. Sú schopní poskytnúť hlboké odborné informácie o regiónu, miestnych atrakciách a histórii, čím obohatia zážitok účastníkov.
1.1.4 Program vo voľnom čase
Účastníkom je k dispozícii wellness centrum s možnosťou masáží, muzikoterapie, fínskej, suchej a parnej sauny. Taktiež si môžu vychutnať vírivú masážnu vaňu, relaxačnú meditáciu a športové aktivity ako plávanie, bowling, biliard či šípky.
Obľúbené sú aj vonkajšie aktivity – tenisové a volejbalové ihriská priamo v hoteli, futbalové či basketbalové ihrisko vzdialené 200 metrov a možnosť cykloturistiky v okolí. Pre horolezeckých nadšencov je pripravený program pod vedením skúseného odborníka v blízkosti Západných Tatier.
Našim klientom sme ponúkli špeciálne doplnkové balíky služieb, z ktorých si môžu flexibilne vybrať podľa svojich záujmov, vrátane programov pre sprevádzajúcich hostí – rodiny a príbuzných.
1.2 Materiálno-technické zabezpečenie
1.2.1 Priestorové usporiadanie
- Poskytli nám konferenčnú miestnosť s kapacitou 60 osôb, so sedením usporiadaným triednym spôsobom (schol arrangement), ktoré podporuje pohodlné počúvanie, vizuálnu orientáciu na pódium a efektívne zapisovanie poznámok (viď príloha č. 2).
- Salónik určený na neformálne diskusie počas prestávok.
- Relax centrum s možnosťami regenerácie.
- Športové ihriská – tenis, volejbal, futbal a basketbal.
- Strážené parkovisko pre účastníkov.
- Spoločenské priestory ako reštaurácia, kaviareň, bar a šatňa.
1.2.2 Technické zabezpečenie
Konferenčná miestnosť bola kompletne osvetlená, ozvučená a klimatizovaná pre komfort všetkých účastníkov.
Zariadenie zahŕňalo:
- Prezentačnú techniku: projektor, premietacie plátno, premietacie stolíky, magnetické i plastové tabule, notebooky, mikrofony, reproduktory, zosilňovače a dataprojektor.
- Kancelársku techniku: kopírku, skener a rezačky papiera pre prípravu tlačovín a materiálov.
- Logistické zabezpečenie transferu: autobus na fakultatívne výlety a zabezpečenie bicyklov pre cykloturistiku.
- Výstroj pre bezpečné horolezecké aktivity v teréne a na lezeckej stene.
1.2.3 Pomôcky a dokumentácia konferencie
Účastníkom boli pripravené komplexné propagačné a informačné materiály vrátane:
- pozvánok a návratoviek,
- programu podujatia,
- prezenčnej listiny a zoznamu účastníkov,
- mapy cieľového regiónu a propagačných prospektov,
- pero, notes a zapisovacie bloky na zaznamenávanie dôležitých informácií,
- pamätnej symbolickej maličkosti ako suveníru, ktorá pripomína účasť na konferencii.
1.3 Personálne zabezpečenie konferencie
Organizátorky boli zodpovedné za hladký priebeh celého podujatia. Okrem manažmentu konferencie plnili aj úlohy hostesiek, ktoré zabezpečovali informovanosť účastníkov, prevenciu dezorientácie a riešenie organizačných situácií. Starali sa o bezpečnosť hostí, úpravu priestorov a technické zabezpečenie.
Personálny tím tvorili:
- obsluhujúci personál v tradičných hornýchoravských krojoch – servírky a kuchári,
- profesionálni sprievodcovia,
- odborný skalolezec pre horolezecké aktivity,
- folklórne súbory reprezentujúce kultúrnu tradíciu regiónu:
- ORAVAN z Nižnej,
- OSĽÁRIK z Oravského Bieleho Potoka,
- JUCHA z Habovky,
- SOVA zo Zuberca,
- Ženská spevácka skupina z Oravského Bieleho Potoka,
- Country skupina zo Zuberca.
Účastníci mohli počas celej konferencie kedykoľvek kontaktovať organizátorky, ktoré boli pripravené riešiť akékoľvek požiadavky či nepredvídané situácie.
1.4 Finančné zabezpečenie a kalkulácia nákladov
Vypracovanie finančného plánu bolo precízne a detailné, aby zabezpečilo ekonomickú udržateľnosť podujatia a zároveň uspokojilo nároky účastníkov.
1.4.1 Rozpočet podujatia
Rozpočet bol rozdelený na jednotlivé položky vrátane prenájmu priestorov, honorárov pre účinkujúcich a odborných garantov, nákladov na technické vybavenie, stravovanie, ubytovanie a marketing. Zabezpečili sme tak priehľadnosť a možnosť priebežnej kontroly výdavkov.
Celkové financovanie bolo zabezpečené kombináciou vlastných zdrojov, sponzorských príspevkov a vstupného od účastníkov. Vďaka tomu sme mohli ponúknuť vysokú kvalitu služieb pri zachovaní prijateľných cien.
Úspech kongresu potvrdili pozitívne ohlasy zo strany účastníkov, ktorí ocenili nielen organizačné zabezpečenie, ale aj príjemnú atmosféru a bohatý doplnkový program. Takýto systematický prístup k plánovaniu a realizácii kongresového podujatia je základom pre jeho opakované úspešné konanie a budovanie dobrého mena organizátora.
